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年鉴主编应把握的几个重要数字

作者:马艾民  文章来源:年鉴之家  点击数:165  更新时间:2018-09-19

        摘 要:年鉴主编的风格、品位、眼光、能力、水平决定着一部年鉴的品质。只有主编对年鉴条目内容、栏目结构,特别是年鉴编纂中的几个重要“数字”把握恰当,才能编出符合年鉴体例和规范要求、入鉴内容丰富而合理、查询检索方便而实用的精品年鉴。
 
        关键词:年鉴;主编;数字
 

        任何一部年鉴都有主编,不同的年鉴或许有不同的设置,主编的风格、品位、眼光、能力、水平决定着一部年鉴的品质。当好年鉴主编,笔者以为应把握好以下几个重要“数字”是非常有必要的。
 
一、全书可以有 5% 的内容重复
 
        一部年鉴所记述的内容涵盖了一个行政区域 内的所有领域、行业和部门,可谓包罗万象、丰富多彩。一部省级年鉴,动辄百余万字。城市年鉴有近百万字,县级年鉴也要五六十万字,全书内容很容 易出现重复,此类重复在年鉴中是不可避免的。对于内容的重复,作为年鉴主编,要区分几种情况,处理的时候要分别对待。比如,地区生产总值,在全 鉴中的很多地方可能会出现: 社会概况、经济指标总表、经济发展综述、宏观经济管理……这些部位 对地区生产总值多数是一笔带过的,重复使用这一数字完全没有问题。比如,“集体林权制度改革”这一内容,在 2013 卷的《吉林年鉴》中曾出现过三次,分别在“概况”部类中和“经济发展综述”“林业”分目中,记述的基本是一类事件。因为它是上一年度内吉林省的重要事件,所以各供稿部门都写了类似的条目。怎么处理为好? 年鉴主编是这样做的: 在“林业”分目中,把这一内容放入【林业改革】条目里,在第一自然段加以突出,对林业部门 在集体林权制度改革中的主要工作步骤、涉及的几大林区、改革的效果等进行记述。在“概况”部类 中,用【林权制度改革】作为条目标题,与吉林省林业的其他改革并列记述,重点记述的是吉林省在这 一领域出台的新政策,改革的简要背景和主要内容、重大成果等,与“林业”中的记述角度有所不同。在“经济发展综述”分目中,用【集体林权制度 改革】作为标题,具体内容参见“概况”部类中的【林权制度改革】和“林业”分目中的【林业改革】条目。用“参见”的办法避免对这一事件的重复记 述。再比如,在《吉林年鉴》( 2015) 中,社区书记吴亚琴这个人物在三个地方出现,分别是“宣传”“人物”和“地方志编纂”,每次出现都详细介绍了她的工作经历、主要事迹和获得的荣誉。年鉴主编是这样处理的: 在“人物”部类中,和其他先进典型使用了大致相同的字数,简要介绍她的荣誉; 在“宣传”分目中,用【“时代楷模”吴亚琴】为条目标题,对吉林省长春市宽城区团山街道长山花园社区党委书记、社区主任、综治委主任吴亚琴在基层社会治安 综合治理的岗位上取得的突出成绩,被国家最高人民法院、国家司法部评为模范人民调解员,被中国社会工作协会城区工作委员会评为“中国小巷总 理”之星等进行记述。在“地方志编纂”栏目中,记述了《吉林年鉴》与当地的都市报《新文化报》联合开展“感动吉林”年度人物评选活动,有 10  人当选“感动吉林”年度人物,其中之一就是吴亚琴。这里对她的事迹不再记述,只写了她获得的“时代楷模”等荣誉,有效地减少了重复。
         中国出版协会年鉴工作委员会主任许家康曾在一次全国性年鉴研讨会上说,重复是允许的,但年鉴全书的重复量不能超过 5% 。笔者以为,除了掌握这个百分比之外,对于重复的内容,主编一要看事件( 人物) 所属的行业或部门,二要看几个部位所在的类目或分目,三要看重复的具体内容。主编一定要让重复的内容在不同的部位出现时,有不同的记述角度和记述重点,切不可从内容到标题完全一致,那就是在浪费版面了。一般来说,事件性的内容如果发生重复,第一考虑是在事件所属行业中进行详细记述,在其他部位略记或用“参见”方式对读者进行阅读引导; 如果典型人物的记述内容发生重复,第一考虑是在“人物”部类中详细记述, 或者在“宣传”等分目中详述,在其他部位简述或 一笔带过。
 
二、综合情况占全书的 7% ,动态信息占 56% ,附属资料占 29% ,检索系统占 8%
 
        这几个百分比也是许家康主任在一次全国性会议上作主题报告时讲的。记得当时他是在对比研究了全国一批有代表性的年鉴之后,得出的这个结论。如果把一个个条目比喻为一棵棵树,那么, 综合情况就相当于一部年鉴中的“森林”。作为年鉴编纂者,我们不能让读者只见“树木”不见“森林”,要让读者首先对一个行政区域或一个行业有个整体印象,然后再逐条地去了解一个个事件。在年鉴中,“综述”“概况”“概览”“大事记”“基本情况”等分目、栏目、条目都属于综合情况,是一部年鉴必须为读者提供的基本信息。目前看来,有的年鉴综合情况所占比例过高或过低,造成年鉴基础信息的残缺或过剩。比如,综合情况占比高于 7% 的年鉴,会出现对一个个单位机构设置、人员变更、内部学习培训等内容过于详尽的述说,而行业要闻却寥寥无几,给人的感觉是这个行业上一年度内没啥新鲜事儿,平平淡淡又一年。再比如,有的年鉴记述经济发展,开篇就是一个个记述单独事件的条目,读者对于当地经济的运行特点、全年经济发展脉络、经济领域的宏观政策、主要经济指标完成情况、出现的困难和问题等等全然不知,根本无法了解经济大势,只见“树木”,难见“森林”。
         动态信息是指年鉴中记述的上一年度一个行政区域内发生的大事、要闻,也就是大家常说的“新、大、特、要”。这类信息是上一年内独有的,是动态的,不是年年如是的。这类信息最能够反映一地的新发展、新情况、新问题、新事物,所以是年鉴的“生命”之所在,是年鉴“常编常新”的重要体现。动态信息应该是年鉴内容中占比最大的部分,是最不应该被忽略的部分。然而现实情况并不是这样,一些年鉴缺少的正是这样的动态信息。比如,从许多年鉴的条目标题就可以看出,【组织建设】【队伍建设】【政务公开】【企业管理】【节能减排】【招商引资】【执法监察】等等,从条目标题看不出什么新意,年年似曾相识,成了“规定动作”。这里边有两种情况,一种是这样的事情年年发生,年鉴年年在记,每年的内容有所不同,但条目标题看似年年不变; 另一种情况是有些事情属于内视信息,根本不需要记入年鉴。作为主编,一是要慧眼识珠,找到真正可以入鉴的信息,删除那些可有可无的无效信息; 二是要把条目标题尽量标出新意,让读者一眼就看出这是件新鲜事儿。比如,可以把【企业管理】中的某个独特管理办法提炼出来作为条题并 重点记述; 把【节能减排】中的一项举措单独拿出来作为条题; 把【招商引资】改为【招商引资 × × 亿元】,是不是可以更准确、更鲜明地昭示招商引资工作中的“新意”呢?
         附属资料是指年鉴中对正文中的百科进行补充,帮助读者进行延伸阅读的信息、资料。一般来说,“人物”“文献”“附录”“ ×× 名录”“特载”“专文”以及近年来出现的“调查报告”“新闻报道”等等,都属于年鉴的附属资料。这部分内容在年鉴中也是不可缺少的,是对基础信息和大事要闻的进一步说明和补充,应占 30% 左右的篇幅。在年鉴编纂实践中,笔者发现这类信息在年鉴中容易被编者不知不觉地无限放大。在吉林省开展的一年一次的地方志系统出版物质量评估中,笔者曾看到一部市级年鉴中的“文献”几乎占了整部年鉴的一半, 其中多为领导讲话、报告,党政部门印发的文件,政府部门印发的通知、制定的办法等等,年鉴看上去几乎成了“文件汇编”,而动态信息少之又少,整部年鉴读来索然无味。笔者还曾看到一部县级年鉴,“附录”部类中刊登了空白的“领导干部个人有关事项报告表”,占了七八页。还有的年鉴为了凑字数、增篇幅,人为地把那些大篇幅的文章、讲话等不加选择地放入年鉴中,整部年鉴给人以“注水”的感觉。这是编者没有把握好上述几个重要数字的主要表现。
         检索系统是由年鉴中的目录和索引组成的,是 为读者提供查检的系统,是一部年鉴中不可缺少的 内容,是年鉴作为工具书必备的。这两部分加起来 应该占全书的 8% 。目前来看,一些年鉴并没有很好地遵循这一比例,有的只有目录,没有索引; 有的目录中没有包含条目; 有的做了索引,但索引可检性有限,影响了年鉴的实用性。肖东发在所著的《年鉴学》中认为,我国年鉴的索引制作比较落后, 有的不设索引; 有的索引种类单一;有的索引编制粗糙; 有的标引深度不够(笔者将在下面详说) ; 有的索引款目排序不规范。目录和索引占全书文字 量的 8% ,除此之外,我们还应该注意的是,真正方便读者查检的索引,款目应该比目录多,也就是说, 索引量要大于目录量,不能让索引成了目录的“翻版”( 把目录按 ABCD……重新排列) ,索引的主题词应该有深度,其覆盖面应该更为广泛,远远多于目录中的用词。
 
三、地方本级、下级行政区域和域外信息资料在全书中的理想比例是8:5∶1∶0.5
 
        有的年鉴忽略了记述地域的问题,主编心中没数,有啥材料编啥材料,造成地方本级、下级行政区 域、域外信息在年鉴中的比例失衡。许家康主任研 究认为,地方本级(年鉴所在的行政区域) 应该是一部年鉴记述的重点,占 8.5; 下级行政区域的信息可以收录的比例是 1; 来自域外的信息只能占0.5。近几年,一些年鉴编辑部为了扩大信息量,充实内容,非常注意收集和使用全国同级地域的数字等信息,对下级行政区域的记述也非常详尽,有时无意中淡化了对本级行政区域的记述,这是得不偿失的做法。笔者以为,域外信息只是我们为读者提供的参照,下级行政区域的信息自有下一级年鉴进行详细记载,所以,对两者都没有必要大书特书,内容所占比例适当即可。笔者曾在评估中发现,吉林省的一部城市年鉴中,设置“市县概貌”类目,对其所辖的市和县的方方面面进行了记述,与此同时, 还对市、县下面的乡、镇、街道也详加记述,造成这一部类内容过于庞杂,所占比例达到3.5,严重冲淡了地方本级内容的记述,造成本末倒置。
 
四、一次文献、二次文献、三次文献占比为1∶4∶5
 
        在年鉴的编纂中,主编对于一、二、三次文献的选取及所占比例应该心中有数。一次文献是指作者以本人的研究成果为基本素材而创作或撰写的文献。在年鉴中一般包括文件、讲话、报告、专文、特载等等,是不经改动直接刊登在年鉴上的文献。二次文献是指文字工作者对一次文献进行加工、提炼和压缩之后所得到的产物,是经过了编辑和整理的工具性文献。在年鉴中一般包括讲话摘要、大事记、事迹选登等等。三次文献是指对有关的一次和二次文献进行广泛、深入的分析、研究、综合、概括而成的产物。在年鉴中指的是被加工成一个个条目的大事、要闻。
         一、二、三次文献在年鉴中所占比例应为1∶4∶5,这与前文中所说的动态信息应该在年鉴中占 56% 比例是一致的,三次文献反映的正是动态信息,这类信息应该比一、二次文献占比大得多。只有这样,才能保证年鉴常编常新,保证读者从中得到新颖的、有效的、有用的信息。试想,谁愿意看长篇大论的报告呢?撰稿人员和编辑人员从中抽取一条条的信息,才能让人一目了然,读得下去。
 
五、广告所占页码不应超过全书的 25%
 
        这是笔者在实践中总结出来的一个数字。20 世纪 80 至 90 年代,不少年鉴编纂单位为了补充年鉴编纂、出版经费的不足,在年鉴中刊登宣传性质的广告,一般用彩色页面呈现在年鉴中, 反映的是党政机关和企业、事业单位的成就。笔者以为,只要年鉴持有广告许可证,在合法经营、遵守规矩的前提下,刊登广告无可厚非,但是应该注意广告的刊登数量。有的年鉴把广告穿插在年鉴正文之中,数量很大,读者翻阅的时候有一种看“电 视剧插播广告”的感觉; 有的年鉴为了突出某些单位或个人,抑或是为了表示“我使用了彩图”,把广告置于年鉴之首,把这一“黄金版面”让给了广告,令人惋惜,编辑部的用意有些让人难以琢磨。
         笔者以为,广告可以登,刊登的位置应该是卷尾,而且不能为了经济效益而无限制地增加版数, 占全文页码的 25% ,量就已经很大了。广告页面过多会冲淡年鉴主题,有喧宾夺主之嫌,而且还会使得年鉴的商业气息过浓。年鉴中的广告做得适量而且编排风格、编排规范符合整部年鉴的统一要 求,那么广告就成了正文内容的有益补充。如若不 然,任由代理公司处置,征集来多少广告都可以刊登在年鉴的任何位置,则广告会为年鉴减色,甚至会让年鉴“变味”。
 
六、基础信息和大事要闻两者之比约为 4∶6
 
        基础信息和大事要闻是年鉴的重要组成部分。前文说过了两者的概念和所指。就这两者而言,比  例为 4∶6。可见,年鉴对大事要闻的记述多于基础信息。这里重点要说的是如何增加大事要闻的记 述。笔者曾在《试论如何增加年鉴记述的广度和 深度》( 发表于《新疆地方志》2013 年第 3 期) 一文中,就入鉴内容的广度和深度有过论述,认为年鉴的“软实力”体现在记述内容的广度和深度。信息  全面、挖掘到位,一部年鉴才算具备了提升核心竞 争力、塑造年鉴品牌的前提条件。可以说,在“广度”上找门路,在“深度”上做文章是立鉴之本,舍弃这个“本”,精品年鉴则无从谈起。增加大事要闻的数量,主要方式是编者开动脑筋、善于思考、主动“出击”、四处搜罗,这样才能扩展年鉴的内容,增加年鉴的材料,丰富年鉴的“血肉”,充实年鉴的内涵,扩展年鉴的记载面,更加方便社会各界读者 的查询。如果编辑人员坐在屋里等“米”下锅,来什么编什么、登 什么,那么年鉴就会成为一个“筐”,什么都往里面装,年鉴根本体现不出编辑部的意图。没有思维的高度,就没有稿件的深度。如果年鉴编纂者守株待兔,没有自己的主观意识,只在稿件的文字、标点符号上做些改动,那么只能说这位责编或主编是被动的,编出来的年鉴平铺直叙,蜻蜓点水,缺少“灵魂”。所以,我们首先要在编纂思想上有所突破,编辑部人员要有意识地主动“掘金”———在每篇稿件中,在每天的新闻报道中寻找“闪光点”———那些隐藏在一堆文字之中或者背后更有价值的内容,并且把它“拎”出来,充分加以记述。作者的来稿中可能仅有只言片语,需要责 任编辑主动与作者联系,告知所需要素,重新加工形成一个崭新的、有价值的条目。如果大事要闻达 到了规定的比例,那么年鉴内容的广度和深度基本上就有了保障。
 
七、标引深度 2 至 3 为宜
 
        笔者以为,标引深度是指索引为读者查检所带来的方便指数。肖东发在《年鉴学》中提供了一个公式,可以更为直观地让我们了解索引: 标引深度= 索引款目数 ÷ 条目总数。从全国优秀年鉴来看, 标引深度 2 至 3 为宜,也就是说,每个条目可以从至 3 个主题词去查找。比如,《吉 林年鉴》(2013) 的标引深度为: 5126 ÷ 2728 = 1. 88,但 2014卷达到了 2. 2,更加方便了读者对年鉴的检索和利用。这是编辑部人员主动而为的结果。目前来看, 全国不少年鉴编纂人员显然还没有意识到索引的作用,更不清楚怎样制作可查、可用的索引,也就谈不到标引深度了。笔者做过统计,吉林省有的地方综合年鉴标引深度仅为 0. 6,好一些的达到了 1.3,达到 2 以上的少而又少。
 
八、记住年鉴编纂的“3、6、9”
 
        “3、6、9”的年鉴编纂出版时间是中国出版协会年鉴工作委员会在历次年鉴研讨会上一直提倡的,但最初由谁提出,笔者知之不详。在近几年的 年鉴编纂实践中,全国优秀年鉴一直遵循着这个时间。谁都知道,年鉴是期刊的一种,是以“年”为单位出版的,那么一年 12 个月,如何分配时间才能保证年鉴在年底前面世呢? 笔者认为,按照“3、6、9” 的要求编纂年鉴,就可以保证年度内出版年鉴。在月末之前完成组稿; 在 6 月末之前完成编稿; 在 9月末之前交付印刷。这是比较科学的一种时间安排,在这个大的框架内,每个年鉴编辑部可以制订属于自己的、更加详细的编纂流程。比如《吉林年鉴》《苏州年鉴》《北京教育年鉴》等都有编辑出版流程图。编辑部严格遵守流程,按照流程办事,可以有条不紊地完成每个环节的编纂工作,保证年鉴 在年底前印刷出版。流程本来指水流的路线,引申 为事物进行过程中的次序或顺序的布置和安排,由 两个及以上的业务步骤完成一个完整的业务行为的过程。工业生产中有工艺流程,年鉴编纂也是如此,编纂流程中规定什么时间段完成什么任务,就是年鉴生产中必须遵循的,没有流程或不按流程办事,年鉴编纂就成了随心所欲、因人而异,年鉴质量 和出版时间必然受到影响。近两年,全国各地年鉴大有“越出越晚”的趋势,原因当然是多方面的: 有的编辑部人员少,即便非常努力,仍然没办法做到按时印刷; 有的编鉴者自身时效意识就不强,认为年鉴出版可早可晚; 有的出版社或印刷厂认为年鉴早出晚出都一样,和其他图书没有可比性,在印刷环节耽误了年鉴的出版等等。
        为了落实国务院《全国地方志事业发展规划纲要( 2015 ~ 2020 年) 》中关于年鉴工作的要求,进一步提高全省地方综合年鉴的编纂出版质量,规范 年鉴编纂和出版工作,保证年鉴出版时间,吉林省地方志编纂委员会在 2016 年 2 月制定、印发了《吉林省地方综合年鉴编纂出版流程》。该流程从年鉴编纂的准备、组稿、编辑到校对、审稿、印刷等 6 个方面,对年鉴编纂过程中所涉及的每个环节做出 完成时间和工作内容及责任者的规定。这是吉林省在年鉴业务方面的第三个规范性文件,是各级地 方志工作机构及年鉴编纂单位的工作依据。各地只要认真领会流程中每个步骤的要求,按照《吉林省地方综合年鉴编纂出版流程》中规定的时间,完成每个环节的任务,一定会在年度内高质量地完成 年鉴的编纂和出版工作。
         该流程是在深入研究全省地方综合年鉴编纂、出版规律的基础上,从吉林省地方综合年鉴编纂工作实际出发制定的,意在为各地年鉴编纂工作提供指导。在文字说明之外,该流程配发了示意图,旨在清晰、直观地说明年鉴编纂过程中的每个环节所涉及的具体工作、完成时限和主要责任者等。
         主编之于年鉴,相当于主厨之于晚宴。只有主编对上述几个“数字”心中有数、把握恰当,编辑部才能合力编出符合年鉴体例和规范要求、入鉴内容 丰富而合理、查询检索方便而实用的精品年鉴。
 
 
(作者单位: 吉林省地方志编纂委员会年鉴编辑部)
(原文请至中国知网)
(转自年鉴之家)

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